学术交流

武汉光电国家实验室(筹)举办国际学术会议办理流程

来源:武汉光电国家实验室(筹) 发布时间:2017年02月16日

举办国际学术会议办理流程

学术会议办理流程

说明:

一、国际会议按照内容和性质分为三类:

1.重大的国际会议

1)联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议;

2)联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议;

3)事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议;

4)外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议,以及外宾人数在300人或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议;

5)外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议;

6)邀请党和国家领导人出席的国际会议。

2. 一般性国际会议

1)外宾人数在100人以下或会议总人数400人以下的一般性国际会议,以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议。

2)双边会议以及国际合作项目中的工作会议。

3. 小型自然科学技术类国际会议。

不涉及敏感政治问题,外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议。


二、预报、申报和审批规定

1. 预报

1)重大的国际会议必须每年9月底预报下一年度的国际会议计划。

2)一般性国际会议预定于上半年举办的会议在当年1月底之前预报会议计划,预定于下半年的会议在当年9月底之前预报会议计划。

3)外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议。可不用预报计划,但必须按规定提前4个月报批。

2.申报

国际会议的申报:会议举办单位须在对外宣布至少4个月前提交书面申请(不得先对外宣布或对外承诺后再申报)。书面申请中如有组织机构或会议名称等的英文缩写,须以中文加以准确表述。凡涉及境外组织机构参加国际会议,须在书面申请中对该组织做背景介绍。

会议必须在申报单位所在地举办,不得“异地办会”。

3.审批流程

1)申办人在对外宣布至少4个月前提交申办国际学术会议书面申请,即请示(附拟参会人员名单和会议预算)的电子档和纸质档至学术交流与外事办公室,其中纸质档请示须申办人和功能实验室主任/副主任签字;

2)外事专办员根据申办人提交的信息在校国际交流处外事平台进行登记申请;

3)经学术交流与外事办公室初审后将上述申请表打印出来由申办人签字,连同请示一并经由学术交流与外事办公实呈送实验室主管领导审批签字盖章(需一周左右);

4)申请人将实验室签字盖章的申请材料提交至国际交流处,经国际交流处审核后,报请教育部审批(需一个月左右);

5)获教育部批复后,国际交流处通知会议申报人领取批件。


三、关于会议总结报告的有关要求

        要求会议牵头人于会后一个月内完成会议总结报告,并寄交教育部《国际学术动态》刊登(地址:华中科技大学图书馆《国际学术动态》编辑部,邮编:430074)。会议总结报告的主要内容包括:1)会议名称、时间、地点、与会人员、主题、协办单位和学术牵头人;2)详写会议学术内容,包括:国际上本学科的动向、趋势、水平介绍和评价、与会国内外著名学者的最新研究成果和动向等,结合会议交流信息,突出重点,侧重创新,述评结合;3)会议反映出来的我国在该学科领域与国际水平的差距,存在的问题和建议、感受等,可概括写出;5)篇幅以3000~8000字为宜,可附上图表,将其中的外文尽可能的译成中文;6)会议论文集的出版情况等。

   

        具体办理流程可咨询学术交流与外事办公室:

        联系人:成晓(D504)

        电  话:87793065、15972096530

        邮  箱:chengxiao@hust.edu.cn